Oleh Mohd Isa bin Abd Razak
6. Penutup

Demikianlah beberapa isu yang berkaitan dengan penulisan dan pengurusan surat rasmi. Isu yang terpenting ialah kuasa menandatangani surat. Jikalau kita masih bertatih, elakkan diri kita daripada berlagak atau terlajak sebagai ketua. Apabila kita sudah menjadi ketua, elakkan diri kita daripada menggunakan kuasa pengurusan tertinggi. Dalam hal ini, subtajuk “prosedur dan pengurusan” hendaklah benar-benar kita hayati.

Bibliografi
Ab. Rahman Ab. Rashid dan Yap Kim Fatt , 1995. Bahasa Melayu: Komunikasi Berkesan dan Pengucapan Umum. Petaling Jaya: Longman.

Ab. Rahman Ab. Rashid dan Yap Kim Fatt , 1996. Bahasa Melayu Komunikasi 3: Komunikasi Bertulis. Petaling Jaya: Longman.

Asmah Haji Omar, 1985. Penggunaan Bahasa dalam Surat Rasmi: Bahasa dalam Komunikasi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Dewan Bahasa dan Pustaka, 2000. “Penulisan Surat-Menyurat”. Dewan Bahasa dan Pustaka, 2000 (Edaran untuk Munsyi Dewan.)

Fauziah Mohamad,1996. Konsep Tutur Bicara dalam Islam. Johor Bahru: Perniagaan Jahabersa.

Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990. Siri Risalah Panduan Guru Bahasa Malaysia, Kurikulum Bersepadu Sekolah Menengah (KBSM), Jilid 4: Pengurusan Aktiviti Bahasa. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Nuwairi Hj. Khazaai, 1989. Beberapa Bentuk Kesalahan dalam Surat Rasmi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Omardin Ashaari, 1997. Pengurusan Persatuan: Suatu Panduan Lengkap. Kuala Lumpur: Utusan Publication & Distributors Sdn. Bhd.

Undang-Undang Malaysia, 1995. Kuala Lumpur: MDC Penerbit Pencetak Sdn. Bhd.

Lampiran 1

Petikan daripada
ARAHAN PERKHIDMATAN
BAB TIGA

I. MENYURAT DAN MENGALAMAT SURAT

1. Surat-Menyurat Hendaklah Jelas
Surat-menyurat antara jabatan dengan jabatan dan antara jabatan dengan orang ramai sangatlah mustahak dibuat dengan jelas supaya tiap-tiap surat itu akan terang maksudnya dan tidak akan mengelirukan sesiapa yang membacanya.

2. Penggunaan Kertas Rasmi Jabatan
Lazimnya muka pertama surat rasmi hendaklah ditaip di atas kertas yang mempunyai nama dan alamat jabatan yang sudah sedia tercetak. Hal ini akan menyenangkan orang ramai dan jabatan-jabatan lain mengalamatkan surat balasan mereka atau mengetahui letak sebenarnya sesebuah jabatan itu. Penggunaan kertas rasmi bercetak jabatan seperti ini akan juga memberi surat itu kuasa dan pandangan yang sepatutnya dari penerimanya.

3. Memula dan Mengakhiri Surat Rasmi
“Tuan” atau “puan” sahaja dan diakhiri dengan “Saya yang menurut perintah”. Contoh:

Saya yang menurut perintah,

(ABDUL WAHAB BIN SALI)
b.p. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam,
Malaysia.

4. Rujukan dan Tajuk Surat
(a) Perlu ada nombor rujukan fail. (b) Perlu ada tajuk yang membayangkan kandungan. Jawapan hendaklah menggunakan tajuk yang sama. Nombor rujukan surat juga perlu dicatat dalam jawapan.

5. Perenggan Nombor Muka Surat dan Lampiran
Perenggan pertama tidak bernombor. Perenggan kedua dan seterusnya diberi nombor berturut. Lampiran juga dinomborkan seperti “Lampiran 1” dan “Lampiran A”.

6. Surat Mesti Dihadkan kepada Satu Perkara Sahaja
Satu tajuk sahaja dapat mengelakkan tertinggal butiran, kekeliruan untuk tindakan dan masalah yang berkaitan dengan sistem fail.

7. Mengalamat Surat kepada Jabatan
Alamatkan surat kepada ketua jabatan mengikut gelaran rasmi jawatannya. Jika perlukan tindakan segera dan diketahui pegawai yang bertindak, boleh alamatkan untuk perhatian pegawai itu. Contoh: (u.p. Encik Omar bin Mohd. Noor)

8. Mengalamatkan Surat kepada Orang Ramai
Nama dan alamat penerima ditulis dengan jelas pada surat dan sampul. Jika individu itu ada gelaran, tuliskan gelarannya itu. Sebelum gelarannya itu, tuliskan kata hormat yang sesuai. Contoh: Yang Berbahagia Datuk Ahmad bin Ismail

9. Mengalamat Surat kepada Firma/Badan Berkanun
Tuliskan nama firma atau nama rasmi jawatan pegawai yang bertanggungjawab.

10. Mengalamat Surat kepada Peguam
Apabila seseorang awam atau firma mengarahkan seseorang peguam untuk menguruskan halnya dengan mana-mana jabatan, maka surat-menyurat hendaklah melalui peguamnya dan bukannya orang perseorangan atau firma itu.

11. Pengelasan Surat Berdasarkan Isi
Ikut peraturan yang terdapat dalam buku “Panduan Keselamatan”.

12. Rekod Surat Keluar
(a) Surat keluar direkodkan dalam kertas minit fail. (b) Surat yang dikirim dengan tangan hendaklah direkod dalam buku kiriman tangan dan tandatangan penerimanya diperoleh. (c) Surat berdaftar hendaklah direkodkan dalam buku khas.

II. MENULIS MINIT

13. Pentingnya Minit
(a) Merekodkan surat masuk dan keluar. (b) Rekod rundingan antara pegawai.

14. Cara Menulis Minit
(a) Nomborkan semua perenggan, kecuali perenggan pertama. (b) Tulisan perlu terang dan mudah dibaca. (c) Taip minit yang panjang. Jika minit melebihi satu halaman, masukkan sebagai kandungan fail. (d) Gunakan singkatan nama ringkas dan tandatangan ringkas.

15. Minit untuk Mendapatkan Keputusan/Tindakan
(a) Tulis dengan lengkap tetapi ringkas. (b) Catatkan surat dan fail yang dirujuk. (c) Jika ada, catatkan pandangan jabatan lain. (d) Cadangan pendapat penulis minit.

III. MELAYANI SURAT-SURAT YANG DITERIMA

16. Setiap Surat Memerlukan Perhatian Segera
Segera balas surat. Jika tidak, maklumkan bahawa surat itu masih dalam proses tindakan.

17. Surat Patut Diberi kepada Pegawai pada Hari Terima
(a) Cap penerimaan surat dan catatkan tarikh penerimaan. (b) Petugas perlu menghantar surat itu kepada pegawai yang berkaitan pada hari yang sama. (c) Surat untuk perhatian pegawai tertentu hendaklah dihantar kepadanya tanpa dibuka.

18(a) Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail
Masukkan surat ke dalam fail dan edarkan segera kepada pegawai berkenaan.

18(b) Membuka Sampul Kecil Sebagai Tindakan Sementara
Jika fail tidak dapat dikesan, buka sampul kecil. Apabila fail dijumpai, sampul kecil dan kandungannya dimasukkan ke dalam fail itu.