Contoh 1: Berdasarkan Hierarki Pangkat
Kepada,
Pengarah,
Bahagian Pendidikan Guru,
(Alamat penuh BPG)
Melalui:
Pengarah,
(Alamat penuh IPG A)
Melalui:
Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat penuh IPG A)
….
(TADIUS @ABDUL KADIR BIN GUGAU)
Yang Dipertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
Institut Pendidikan Guru A.
Contoh 2: Berdasarkan Susunan Penerima
Pengarah,
Bahagian Pendidikan Guru,
(Alamat Penuh BPG)
Melalui:
Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat penuh IPG A)
Melalui:
Pengarah,
(Alamat penuh IPG A)
….
(TADIUS @ABDUL KADIR BIN GUGAU)
Yang Dipertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
Institut Pendidikan Guru A.
Balasan surat “melalui” sebaik-baiknya mengikut format surat yang diterima. Jikalau surat yang diterima berdasarkan hierarki pangkat, balasannya juga wajar berdasarkan hierarki pangkat seperti contoh 3. Jikalau surat yang diterima berdasarkan susunan penerima, balasannya juga wajar berdasarkan susunan penerima seperti contoh 4.
Contoh 3: Balasan Berdasarkan Hierarki Pangkat
Yang Dipertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat penuh IPG A)
Melalui:
Pengarah,
(Alamat Penuh IPG A)
Melalui:
Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat Penuh IPG A)
….
(NAMA PENGARAH BPG)
Pengarah Pendidikan Guru,
Kementerian Pendidikan Malaysia.
Contoh 4: Balasan Berdasarkan Susunan Penerima
Yang Dipertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat penuh IPG A)
Melalui:
Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat Penuh IPG A)
Melalui:
Pengarah,
(Alamat Penuh IPG A)
….
(NAMA PENGARAH BPG)
Pengarah Pendidikan Guru,
Kementerian Pendidikan Malaysia.
Walau bagaimanapun, penjawab tetap mempunyai kebebasan untuk memilih cara balasan. Ada dua kemungkinan lain. Kemungkinan yang pertama, Pengarah BPG menjawab surat itu kepada Yang Dipertua JPP hanya melalui Pengarah IPG A. Ketua Penasihat JPP hanya mendapat salinan balasan. Kemungkinan kedua, Pengarah BPG mungkin memberikan balasan kepada Pengarah IPG A tanpa salinan kepada Ketua Penasihat JPP dan Yang Dipertua JPP. Dalam kes ini, Pengarah IPG A akan meminitkan surat itu kepada Ketua Penasihat JPP. Ketua Penasihat JPP pula dapat menyampaikan kandungan balasan surat itu secara lisan kepada Yang Dipertua JPP atau cara lain yang difikirkannya sesuai.
Kemungkinan kedua mengandungi mesej tersirat. Antaranya, pada masa hadapan Yang Dipertua JPP hendaklah menyampaikan keperluan JPP kepada Ketua Penasihat JPP. Ketua Penasihat JPP pula perlu mendraf surat untuk ditandatangani oleh Pengarah IPG A. Tegasnya, pihak atasan kurang selesa dengan konsep “surat melalui”.
Di IPG, saluran rasmi itu mungkin dinamakan tutor, penasihat, ketua penasihat, ketua jabatan atau pengarah. Di sekolah, saluran rasmi itu mungkin GB, PPD, atau pengarah pelajaran negeri. Surat itu mungkin perlu melalui satu atau lebih daripada satu saluran. Sebagai contoh, katakan Wan Hafizah mempunyai sebab yang kuat untuk berpindah dari IPG-nya sekarang ke IPG lain. Dia perlu menulis surat kepada BPG melalui tuturnya dan Pengarah IPG yang berkenaan.
Satu hal lagi yang berkaitan dengan “surat melalui” ialah pengirimannya. Sebagai contoh, kata Wan Muhammad ialah Yang Dipertua Perwakilan Pelajar (JPP) IPG X. Dia menulis surat kepada BPG. Surat itu melalui Ketua Penasihat JPP dan Pengarah IPG X. Dari segi prosedur, Pengarah IPG X perlu menguruskan pengiriman surat itu. Tugas itu akan dilaksanakan oleh kerani tertentu di pejabat am. Namun kadang-kadang ada pihak kurang prihatin terhadap hal ini. Tugas mengirimkan surat itu diserahkan kepada penulis surat.
Apabila surat itu diuruskan oleh saluran yang dilalui, urusan menyediakan sampul, menulis alamat pada sampul dan menghantar surat itu akan dilakukan oleh saluran yang dilalui. Segala kos, seperti kos penghantaran, akan ditanggung oleh saluran yang dilalui. Pihak yang menulis surat itu tidak perlu menggunakan masa dan wang sendiri untuk urusan yang berkaitan. Sekiranya surat itu lambat sampai ke destinasinya, tekanan daripada penerima boleh dialihkan kepada saluran yang dilalui. Inilah antara kebaikan jika surat itu diuruskan oleh saluran yang dilalui.
Walau bagaimanapun, apabila surat itu diuruskan oleh saluran yang dilalui, kelewatan sampai ke destinasinya mungkin juga berlaku. Malah, dengan pelbagai alasan yang benar atau yang sengaja diada-adakan, surat itu mungkin tidak sampai ke destinasinya. Antara alasan yang boleh diberikan ialah surat itu terlalu lama berada di saluran tertentu, saluran yang dilalui perlu mendapat maklumat lanjut daripada penulis sebelum mengemukakan surat itu kepada saluran seterusnya atau terus kepada penerima, saluran yang dilalui tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi untuk menghantar surat itu dengan perkhidmatan penghantaran cepat, atau saluran yang dilalui mencadangkan surat itu ditulis semula tetapi penulis atau pihak organisasi yang berkaitan tidak datang mengambil surat itu semula.
Ada organisasi memestikan warganya mematuhi penulisan dan pengurusan “surat melalui”. Dengan perkataan lain, warga organisasi tidak mempunyai pilihan. Namun demikian, ada juga organisasi bersifat lebih terbuka. Pengurusan tertinggi membenarkan warga organisasi itu melakukan pilihan. Contoh pilihan adalah seperti yang di bawah.
Pilihan 1: Fail JPP
Kepada,
Penerima
Melalui:
Pengarah IPG
Melalui:
Ketua Penasihat
Kandungan surat
Nama dan tandatangan Yang Dipertua JPP
Pilihan 2: Fail Ketua Penasihat
Kepada,
Penerima
Melalui:
Pengarah IPG
Kandungan surat
Nama dan tandatangan Ketua Penasihat JPP
