Forum Cikgu Malaysia

lawan web beri latihan kepada pelajar dengan Facebook

2010-08-02T18:19:35+08:00

elo,

cikgu amin telah bina satu laman web di facebook, cuba dan beri komen sikit. =)

http://apps.facebook.com/bukulog

Qur’an Per Kata

2010-04-02T14:50:22+08:00

Teacher’s Department

2009-12-06T16:22:07+08:00

Salam 1 Malaysia untuk semua..

dapatkan info terkini mengenai kelas Pemulihan Khas di http://cikguhaidi.wordpress.com

kadar faedah terendah 1.99%

2009-11-23T17:22:46+08:00

PROMOSI HEBAT PINJAMAN KOPERASI UNTUK KAKITANGAN KERAJAAN

PINJAMAN ANDA DITOLAK OLEH BANK!!!

Kami sedia membantu anda untuk menguruskan pinjaman anda .Pinjaman yg kami uruskan adalah dari koperasi yg sah di sisi undang2 dan selamat.
Anda ada masalah Ctos,Ccris,muflis,bankrupsi,berstatus kontrak atau apa sahaja…

PINJAMAN KOPERASI:
1.Had Pinjaman Sehingga RM 150,000

Khas utk kakitangan kerajaan/badan berkanun dan swasta yg terpilih saja sahaja.
2.Tanpa penjamin.
3.Tempoh pinjaman sehingga 15 tahun.
4.Kadar faedah serendah 1.99% setahun.
5.Proses mudah dan pantas.

6.Boleh menyelesaikan & Overlapping Pinjaman lain.

7.Bayaran melalui potongan gaji.

8.Top Up Loan (memanjangkan tempoh Bayaran Balik Pinjaman) tanpa pertambahan Potongan

9.Urusan Diseluruh Negara ( Hanya Melalui Pos & Telefon – Jika Pemohon Diluar State ).

# Kelulusan dalam masa 2-4 hari berkerja.
# Promosi Pakej Islamic ini sehingga 31 Disember 2009.

SILA SMS :1)NAMA 2)NO KP BARU&LAMA; 3)JABATAN 4)JAWATAN 5)GAJI KASAR 6) JUMALAH PTGAN DALAM PASYLIP.

DOKUMEN WAJIB YANG DIPERLUKAN

1. Slip Gaji Terkini Yang Asal (Original ) Satu Bulan Sahaja
2. 4 Salinan Slip Gaji Terkini –Seperti Di atas ( Disahkan Majikan)
3. 4 Salinan Kad Pengenalan Belakang Depan + Cop Ibu Jari Kiri & Kanan ( Disahkan Majikan )
4. Satu Salinan Bil Elektrik @ Air, Astro, TNB, dll
5. Satu Salinan Muka Depan Buku Bank ( Mana-Mana Bank )

6. Surat penyelesaian pinjaman (jika ada)

SILA HUBUNGI KAMI UNTUK MAKLUMAT LANJUT ATAU PERMOHONAN…
WAKTU PEJABAT : 9 PG - 6 PTG ( Isnin – Jumaat )

Hubungi Financial Advisor : 016-6467402 ( Billy )

*Untuk mendapatkan pendapatan sampingan agent dialu-alukan.

Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi 6

2009-08-17T17:23:12+08:00

Oleh Mohd Isa bin Abd Razak

19(a) Rekod Surat Yang Diterima
Apabila sudah direkodkan ke dalam fail, tidak perlu lagi direkodkan dalam daftar lain kecuali surat yang mempunyai pengelasan keselamatan.

19(b) Surat Yang Mengandungi Wang/barang Berharga
Ikut Arahan Perbendaharaan 71.

Tambahan
1. Surat keluar direkod dengan dakwat biru/hitam dan surat masuk direkod dengan dakwat merah. Nombor minit hendaklah sama dengan nombor kandungan fail.
2. AP 71: Ada daftar terimaan wang, surat atau barang berharga; catatkan butiran lengkap dll.

(Bahan ini sudah diubah suai dan diringkaskan.)

Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi 5

2009-08-17T17:22:35+08:00

Oleh Mohd Isa bin Abd Razak
6. Penutup

Demikianlah beberapa isu yang berkaitan dengan penulisan dan pengurusan surat rasmi. Isu yang terpenting ialah kuasa menandatangani surat. Jikalau kita masih bertatih, elakkan diri kita daripada berlagak atau terlajak sebagai ketua. Apabila kita sudah menjadi ketua, elakkan diri kita daripada menggunakan kuasa pengurusan tertinggi. Dalam hal ini, subtajuk “prosedur dan pengurusan” hendaklah benar-benar kita hayati.

Bibliografi
Ab. Rahman Ab. Rashid dan Yap Kim Fatt , 1995. Bahasa Melayu: Komunikasi Berkesan dan Pengucapan Umum. Petaling Jaya: Longman.

Ab. Rahman Ab. Rashid dan Yap Kim Fatt , 1996. Bahasa Melayu Komunikasi 3: Komunikasi Bertulis. Petaling Jaya: Longman.

Asmah Haji Omar, 1985. Penggunaan Bahasa dalam Surat Rasmi: Bahasa dalam Komunikasi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Dewan Bahasa dan Pustaka, 2000. “Penulisan Surat-Menyurat”. Dewan Bahasa dan Pustaka, 2000 (Edaran untuk Munsyi Dewan.)

Fauziah Mohamad,1996. Konsep Tutur Bicara dalam Islam. Johor Bahru: Perniagaan Jahabersa.

Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990. Siri Risalah Panduan Guru Bahasa Malaysia, Kurikulum Bersepadu Sekolah Menengah (KBSM), Jilid 4: Pengurusan Aktiviti Bahasa. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Nuwairi Hj. Khazaai, 1989. Beberapa Bentuk Kesalahan dalam Surat Rasmi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Omardin Ashaari, 1997. Pengurusan Persatuan: Suatu Panduan Lengkap. Kuala Lumpur: Utusan Publication & Distributors Sdn. Bhd.

Undang-Undang Malaysia, 1995. Kuala Lumpur: MDC Penerbit Pencetak Sdn. Bhd.

Lampiran 1

Petikan daripada
ARAHAN PERKHIDMATAN
BAB TIGA

I. MENYURAT DAN MENGALAMAT SURAT

1. Surat-Menyurat Hendaklah Jelas
Surat-menyurat antara jabatan dengan jabatan dan antara jabatan dengan orang ramai sangatlah mustahak dibuat dengan jelas supaya tiap-tiap surat itu akan terang maksudnya dan tidak akan mengelirukan sesiapa yang membacanya.

2. Penggunaan Kertas Rasmi Jabatan
Lazimnya muka pertama surat rasmi hendaklah ditaip di atas kertas yang mempunyai nama dan alamat jabatan yang sudah sedia tercetak. Hal ini akan menyenangkan orang ramai dan jabatan-jabatan lain mengalamatkan surat balasan mereka atau mengetahui letak sebenarnya sesebuah jabatan itu. Penggunaan kertas rasmi bercetak jabatan seperti ini akan juga memberi surat itu kuasa dan pandangan yang sepatutnya dari penerimanya.

3. Memula dan Mengakhiri Surat Rasmi
“Tuan” atau “puan” sahaja dan diakhiri dengan “Saya yang menurut perintah”. Contoh:

Saya yang menurut perintah,

(ABDUL WAHAB BIN SALI)
b.p. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam,
Malaysia.

4. Rujukan dan Tajuk Surat
(a) Perlu ada nombor rujukan fail. (b) Perlu ada tajuk yang membayangkan kandungan. Jawapan hendaklah menggunakan tajuk yang sama. Nombor rujukan surat juga perlu dicatat dalam jawapan.

5. Perenggan Nombor Muka Surat dan Lampiran
Perenggan pertama tidak bernombor. Perenggan kedua dan seterusnya diberi nombor berturut. Lampiran juga dinomborkan seperti “Lampiran 1” dan “Lampiran A”.

6. Surat Mesti Dihadkan kepada Satu Perkara Sahaja
Satu tajuk sahaja dapat mengelakkan tertinggal butiran, kekeliruan untuk tindakan dan masalah yang berkaitan dengan sistem fail.

7. Mengalamat Surat kepada Jabatan
Alamatkan surat kepada ketua jabatan mengikut gelaran rasmi jawatannya. Jika perlukan tindakan segera dan diketahui pegawai yang bertindak, boleh alamatkan untuk perhatian pegawai itu. Contoh: (u.p. Encik Omar bin Mohd. Noor)

8. Mengalamatkan Surat kepada Orang Ramai
Nama dan alamat penerima ditulis dengan jelas pada surat dan sampul. Jika individu itu ada gelaran, tuliskan gelarannya itu. Sebelum gelarannya itu, tuliskan kata hormat yang sesuai. Contoh: Yang Berbahagia Datuk Ahmad bin Ismail

9. Mengalamat Surat kepada Firma/Badan Berkanun
Tuliskan nama firma atau nama rasmi jawatan pegawai yang bertanggungjawab.

10. Mengalamat Surat kepada Peguam
Apabila seseorang awam atau firma mengarahkan seseorang peguam untuk menguruskan halnya dengan mana-mana jabatan, maka surat-menyurat hendaklah melalui peguamnya dan bukannya orang perseorangan atau firma itu.

11. Pengelasan Surat Berdasarkan Isi
Ikut peraturan yang terdapat dalam buku “Panduan Keselamatan”.

12. Rekod Surat Keluar
(a) Surat keluar direkodkan dalam kertas minit fail. (b) Surat yang dikirim dengan tangan hendaklah direkod dalam buku kiriman tangan dan tandatangan penerimanya diperoleh. (c) Surat berdaftar hendaklah direkodkan dalam buku khas.

II. MENULIS MINIT

13. Pentingnya Minit
(a) Merekodkan surat masuk dan keluar. (b) Rekod rundingan antara pegawai.

14. Cara Menulis Minit
(a) Nomborkan semua perenggan, kecuali perenggan pertama. (b) Tulisan perlu terang dan mudah dibaca. (c) Taip minit yang panjang. Jika minit melebihi satu halaman, masukkan sebagai kandungan fail. (d) Gunakan singkatan nama ringkas dan tandatangan ringkas.

15. Minit untuk Mendapatkan Keputusan/Tindakan
(a) Tulis dengan lengkap tetapi ringkas. (b) Catatkan surat dan fail yang dirujuk. (c) Jika ada, catatkan pandangan jabatan lain. (d) Cadangan pendapat penulis minit.

III. MELAYANI SURAT-SURAT YANG DITERIMA

16. Setiap Surat Memerlukan Perhatian Segera
Segera balas surat. Jika tidak, maklumkan bahawa surat itu masih dalam proses tindakan.

17. Surat Patut Diberi kepada Pegawai pada Hari Terima
(a) Cap penerimaan surat dan catatkan tarikh penerimaan. (b) Petugas perlu menghantar surat itu kepada pegawai yang berkaitan pada hari yang sama. (c) Surat untuk perhatian pegawai tertentu hendaklah dihantar kepadanya tanpa dibuka.

18(a) Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail
Masukkan surat ke dalam fail dan edarkan segera kepada pegawai berkenaan.

18(b) Membuka Sampul Kecil Sebagai Tindakan Sementara
Jika fail tidak dapat dikesan, buka sampul kecil. Apabila fail dijumpai, sampul kecil dan kandungannya dimasukkan ke dalam fail itu.

Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi 4

2009-08-17T17:21:23+08:00

Oleh Mohd Isa bin Abd Razak

Pilihan 3: Fail Pejabat Am

Kepada,
Penerima

Kandungan surat

Nama dan tandatangan Pengarah IPG

....

Seterusnya, kita perhatikan pula cara menujukan surat. Ada dua cara menujukan surat. Cara pertama, penulis menujukan surat itu kepada ketua organisasi. Misalnya, seorang PPD menulis surat kepada pengarah IPG untuk mengundang seorang pensyarah institut itu bagi menjadi hakim sesuatu pertandingan. Antara lain, PPD memohon jasa baik pengarah IPG itu untuk membenarkan seseorang individu yang dinamakan atau individu lain di institut itu yang dianggap sesuai oleh pengarahnya bagi menjadi hakim pertandingan yang berkenaan. Cara ini bermakna si penulis berkomunikasi dengan pengarah IPG itu.

Cara kedua, penulis menujukan surat itu kepada individu melalui ketua organisasi . Cara ini bermakna si penulis berkomunikasi secara langsung dengan individu itu. Komunikasinya dengan pengarah institut itu hanya secara teknikal atau tidak langsung.

Kedua-dua cara ini ada implikasinya. Antara implikasi cara pertama ialah tugas itu akan menjadi tugas rasmi. Antara implikasi cara kedua pula, pengarah dapat menganggap urusan itu sebagai urusan peribadi. Dengan cara kedua ini juga pengarah boleh berlepas tangan jikalau pensyarah itu berhalangan untuk hadir. Oleh itu, penulis surat hendaklah memikirkan implikasi ini dan kemungkinan implikasi lain apabila menulis surat.

Seperkara lagi, pemegang jawatan hendaklah menandatangani itu pada tempat yang ditetapkan. Dia juga perlu mencatatkan tarikh di sebelah kanan atau bawah tandatangannya. Hal ini akan memudahkan saluran berikutnya dan penerima mengesan masa pergerakan surat itu.

Selain itu, dia juga perlu mencatatkan ulasan atau komen ringkas di bahagian atas tandatangannya. Ulasan seperti “disokong”, “disampaikan”, “diharap mendapat kerjasama tuan”, “permohonan ini disokong penuh” dapat mencapai tujuan melalui yang telah dinyatakan tadi. Ulasan itu juga akan memudahkan penerima melakukan tindakan.

Ulasan yang bersesuaian dapat memperlihatkan pendirian saluran yang dilalui terhadap kandungan surat itu. Ulasan yang bersesuaian juga dapat memberi kesan yang sewajarnya kepada penulis dan penerima surat. Tanpa ulasan, penerima pasti tertanya-tanya akan pendirian atau komitmen pemegang jawatan yang berkenaan. Satu ulasan contoh adalah seperti yang di bawah.

Projek ini bermanfaat. Kerjasama tuan amat dihargai.

Tandatangan

Tarikh dan cap rasmi

Perlu diingat, tandatangan tanpa tarikh memperlihatkan layanan sambil lewa terhadap surat itu. Tandatangan dengan tarikh sahaja memperlihatkan layanan yang kurang sempurna. Tandatangan yang disertai tarikh dan cap jawatan masih dianggap kurang lengkap. Layanan terbaik adalah seperti di atas, iaitu ada ulasan yang bersesuaian, ada tandatangan, ada tarikh dan ada cap jawatan.

4.2 Salinan

Prinsip umum dari segi salinan ialah, setiap surat rasmi mesti ada salinan untuk fail. Semua “surat melalui” pula mestilah disertakan salinan untuk setiap saluran. Ketiadaan salinan dapat membawa implikasi undang-undang. Ketiadaan salinan boleh berpunca daripada pandangan remeh terhadap sistem fail, lalai atau tiada pengetahuan. Ketiadaan salinan dapat ditandai dengan sistem nombor fail dan salinan kepada. Tanpa sistem nombor fail dan salinan kepada yang diperlukan, surat itu berkemungkinan tidak sah, tidak boleh dipercayai atau tidak berwibawa.

Jumlah salinan bergantung pada beberapa faktor. Antaranya, jumlah saluran yang dilalui dan jumlah pihak yang perlu dimaklumkan melalui salinan.

5. Format Surat Rasmi

Ab. Rahman dan Yap (1995:104) menyatakan terdapat tiga format surat rasmi. Format pertama berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 8 Tahun 1980 bertarikh 1 Oktober 1980 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri. Pekeliling itu bertujuan menyeragamkan format surat rasmi untuk semua kementerian dan agensi kerajaan.

Format kedua berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1987 bertarikh 22 Januari 1987 yang dikeluarkan oleh Lembaga Peperiksaan, Kementerian Pendidikan Malaysia. Format Lembaga Peperiksaan itu diubah suai berdasarkan format Jabatan Perdana Menteri. Yang ketiga ialah format surat rasmi seperti format kedua dengan tambahan salinan kepada pada bahagian akhir surat. yang berikut ialah petikan nasihat penulis untuk guru dan guru pelatih:

“Guru-guru dinasihatkan mengemukakan format kedua kepada murid-murid untuk tujuan peperiksaan di sekolah. Format ketiga pula boleh digunakan untuk guru-guru pelatih di institut perguruan bagi tujuan peperiksaan dan urusan surat-menyurat dalam pentadbiran. Format pertama elok juga didedahkan kepada murid-murid sekolah dan guru-guru pelatih di institut perguruan untuk pengetahuan dan persediaan mereka apabila berurusan dengan agensi kerajaan apabila tamat persekolahan dan latihan perguruan nanti.”

Apabila diteliti, kita dapati sebahagian besar perkara yang dicadangkan dalam Pekeliling Am Bil 8 Tahun 1980 itu sudah ketinggalan zaman. Pada alaf baharu ini rata-rata surat diproses dengan komputer. Dengan menggunakan perisian kepengarangan, ada rungutan tentang kesukaran menulis rujukan fail dan hari bulan yang terletak sebelah kanan alamat penerima. Oleh itu tidak hairanlah ada suara keraguan tentang kemungkinan pekeliling itu sudah digantikan oleh pekeliling yang terbaharu.

Saya pernah mengemukakan hal ini kepada seorang pegawai MAMPU di Kota Kinabalu. Beliau menegaskan, Pekeliling Am Bil 8 Tahun 1980 itu masih diterima pakai. Menurutnya, pekeliling itu tidak menetapkan peraturan yang terlalu ketat dan yang mesti diikuti oleh semua pihak dalam semua situasi. Organisasi dan individu tetap mempunyai kebebasan melakukan ubah suaian yang difikirkan munasabah.

Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi 3

2009-08-17T17:19:37+08:00

Oleh Mohd Isa bin Abd Razak

Contoh 1: Berdasarkan Hierarki Pangkat

Kepada,
Pengarah,
Bahagian Pendidikan Guru,
(Alamat penuh BPG)

Melalui:
Pengarah,
(Alamat penuh IPG A)

Melalui:
Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat penuh IPG A)

….

(TADIUS @ABDUL KADIR BIN GUGAU)
Yang Dipertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
Institut Pendidikan Guru A.

Contoh 2: Berdasarkan Susunan Penerima

Pengarah,
Bahagian Pendidikan Guru,
(Alamat Penuh BPG)

Melalui:
Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat penuh IPG A)

Melalui:
Pengarah,
(Alamat penuh IPG A)

….

(TADIUS @ABDUL KADIR BIN GUGAU)
Yang Dipertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
Institut Pendidikan Guru A.

Balasan surat “melalui” sebaik-baiknya mengikut format surat yang diterima. Jikalau surat yang diterima berdasarkan hierarki pangkat, balasannya juga wajar berdasarkan hierarki pangkat seperti contoh 3. Jikalau surat yang diterima berdasarkan susunan penerima, balasannya juga wajar berdasarkan susunan penerima seperti contoh 4.

Contoh 3: Balasan Berdasarkan Hierarki Pangkat

Yang Dipertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat penuh IPG A)

Melalui:
Pengarah,
(Alamat Penuh IPG A)

Melalui:
Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat Penuh IPG A)

….

(NAMA PENGARAH BPG)
Pengarah Pendidikan Guru,
Kementerian Pendidikan Malaysia.

Contoh 4: Balasan Berdasarkan Susunan Penerima

Yang Dipertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat penuh IPG A)

Melalui:
Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
(Alamat Penuh IPG A)

Melalui:
Pengarah,
(Alamat Penuh IPG A)

….

(NAMA PENGARAH BPG)
Pengarah Pendidikan Guru,
Kementerian Pendidikan Malaysia.

Walau bagaimanapun, penjawab tetap mempunyai kebebasan untuk memilih cara balasan. Ada dua kemungkinan lain. Kemungkinan yang pertama, Pengarah BPG menjawab surat itu kepada Yang Dipertua JPP hanya melalui Pengarah IPG A. Ketua Penasihat JPP hanya mendapat salinan balasan. Kemungkinan kedua, Pengarah BPG mungkin memberikan balasan kepada Pengarah IPG A tanpa salinan kepada Ketua Penasihat JPP dan Yang Dipertua JPP. Dalam kes ini, Pengarah IPG A akan meminitkan surat itu kepada Ketua Penasihat JPP. Ketua Penasihat JPP pula dapat menyampaikan kandungan balasan surat itu secara lisan kepada Yang Dipertua JPP atau cara lain yang difikirkannya sesuai.

Kemungkinan kedua mengandungi mesej tersirat. Antaranya, pada masa hadapan Yang Dipertua JPP hendaklah menyampaikan keperluan JPP kepada Ketua Penasihat JPP. Ketua Penasihat JPP pula perlu mendraf surat untuk ditandatangani oleh Pengarah IPG A. Tegasnya, pihak atasan kurang selesa dengan konsep “surat melalui”.

Di IPG, saluran rasmi itu mungkin dinamakan tutor, penasihat, ketua penasihat, ketua jabatan atau pengarah. Di sekolah, saluran rasmi itu mungkin GB, PPD, atau pengarah pelajaran negeri. Surat itu mungkin perlu melalui satu atau lebih daripada satu saluran. Sebagai contoh, katakan Wan Hafizah mempunyai sebab yang kuat untuk berpindah dari IPG-nya sekarang ke IPG lain. Dia perlu menulis surat kepada BPG melalui tuturnya dan Pengarah IPG yang berkenaan.

Satu hal lagi yang berkaitan dengan “surat melalui” ialah pengirimannya. Sebagai contoh, kata Wan Muhammad ialah Yang Dipertua Perwakilan Pelajar (JPP) IPG X. Dia menulis surat kepada BPG. Surat itu melalui Ketua Penasihat JPP dan Pengarah IPG X. Dari segi prosedur, Pengarah IPG X perlu menguruskan pengiriman surat itu. Tugas itu akan dilaksanakan oleh kerani tertentu di pejabat am. Namun kadang-kadang ada pihak kurang prihatin terhadap hal ini. Tugas mengirimkan surat itu diserahkan kepada penulis surat.

Apabila surat itu diuruskan oleh saluran yang dilalui, urusan menyediakan sampul, menulis alamat pada sampul dan menghantar surat itu akan dilakukan oleh saluran yang dilalui. Segala kos, seperti kos penghantaran, akan ditanggung oleh saluran yang dilalui. Pihak yang menulis surat itu tidak perlu menggunakan masa dan wang sendiri untuk urusan yang berkaitan. Sekiranya surat itu lambat sampai ke destinasinya, tekanan daripada penerima boleh dialihkan kepada saluran yang dilalui. Inilah antara kebaikan jika surat itu diuruskan oleh saluran yang dilalui.

Walau bagaimanapun, apabila surat itu diuruskan oleh saluran yang dilalui, kelewatan sampai ke destinasinya mungkin juga berlaku. Malah, dengan pelbagai alasan yang benar atau yang sengaja diada-adakan, surat itu mungkin tidak sampai ke destinasinya. Antara alasan yang boleh diberikan ialah surat itu terlalu lama berada di saluran tertentu, saluran yang dilalui perlu mendapat maklumat lanjut daripada penulis sebelum mengemukakan surat itu kepada saluran seterusnya atau terus kepada penerima, saluran yang dilalui tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi untuk menghantar surat itu dengan perkhidmatan penghantaran cepat, atau saluran yang dilalui mencadangkan surat itu ditulis semula tetapi penulis atau pihak organisasi yang berkaitan tidak datang mengambil surat itu semula.

Ada organisasi memestikan warganya mematuhi penulisan dan pengurusan “surat melalui”. Dengan perkataan lain, warga organisasi tidak mempunyai pilihan. Namun demikian, ada juga organisasi bersifat lebih terbuka. Pengurusan tertinggi membenarkan warga organisasi itu melakukan pilihan. Contoh pilihan adalah seperti yang di bawah.

Pilihan 1: Fail JPP
Kepada,
Penerima

Melalui:
Pengarah IPG

Melalui:
Ketua Penasihat

Kandungan surat

Nama dan tandatangan Yang Dipertua JPP

Pilihan 2: Fail Ketua Penasihat

Kepada,
Penerima

Melalui:
Pengarah IPG

Kandungan surat

Nama dan tandatangan Ketua Penasihat JPP

Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi 2

2009-08-17T17:17:40+08:00

Oleh Mohd Isa bin Abd Razak

3. Kandungan Maklumat

Maklumat yang terkandung dalam surat rasmi hendaklah betul, lengkap dan tepat. Namun, manusia semangnya lemah dan terdedah pada pelbagai kesilapan. Kelemahan pentadbiran, yang berpunca daripada manusia atau peralatan, juga memungkinkan kesilapan sukar dielakkan. Antara kesilapan yang sering berlaku adalah seperti yang di bawah ini.

(a) Kesilapan tarikh. Tarikh yang silap itu mungkin tarikh surat, tarikh pelaksanaan sesuatu aktiviti dan mungkin kedua-duanya sekali.

(b) Kesilapan penulisan tempat. Contohnya, sesuatu aktiviti akan berlangsung di tempat A tetapi dalam surat tercatat tempat B.

(d) Silap alamat. Kesilapan alamat pada sampul surat dan kesilapan memasukkan surat ke dalam sampul juga dapat dianggap sebagai kesilapan teknikal.

(e) Maklumat yang sangat perlu tidak terdapat dalam surat itu. Misalnya, penulis tidak menyatakan tarikh akhir penerimaan sesuatu borang.

(f) Tiada maklumat latar belakang sesuatu kes. Misalan pertama, penulis tidak mencatatkan butiran perbualan melalui telefon. Jikalau penerima surat itu sudah lupa atau pegawai lain yang menerima surat itu, sudah tentu timbul masalah. Misalan kedua, penulis tidak mencatatkan butiran ketetapan mesyuarat. Hal ini menyukarkan ketua atau penerima surat melakukan tindakan.

(g) Tiada maklumat tambahan. Misalan pertama, penulis tidak menyatakan nama pegawai yang menangani perkara yang berkenaan. Misalan kedua, penulis tidak melampirkan jadual, profil, senarai dan sebagainya. Hal ini mungkin menyukarkan ketua atau penerima surat melaksanakan tindakan.

4. Prosedur dan Pengurusan

Kakitangan kerajaan hendaklah menulis dan menguruskan surat rasmi berpandukan aturan biasa dan peraturan rasmi. Antara peraturan rasmi yang penting termasuklah Arahan Perkhidmatan. Selain itu, pekeliling dan risalah panduan terbitan Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) dan Manpower and Administrative Modernization Planning Unit (MAMPU) perlu menjadi rujukan.

Rujukan terhadap peraturan rasmi, pekeliling dan risalah dapat membantu penulis surat rasmi menghasilkan surat yang berwibawa dan bermutu. Namun demikian, ada beberapa perkara disentuh sepintas lalu sahaja dalam sumber yang berkenaan. Penulis surat rasmi masih memerlukan pemerian tentang perkara-perkara itu. Antaranya termasuklah penulisan surat rasmi yang perlu melalui saluran tertentu. Perkara ini kita ringkaskan dengan ungkapan “surat melalui” atau “melalui” sahaja.

4.1 Surat Melalui

Penulis surat rasmi dalam kalangan guru pelatih dan guru perlu mematuhi prosedur “surat melalui” apabila menulis surat kepada pihak luar. Malah, mereka juga perlu mematuhi prosedur ini untuk surat edaran dalaman. Penghantaran surat mengikut prosedur “melalui” membolehkan pihak yang berkenaan mengesahkan kandungan surat itu. Selain itu, pihak yang berkenaan berpeluang mencatatkan ulasan, khususnya yang berupa sokongan, terhadap kandungan surat itu.

Ada dua jenis “surat melalui”. Yang pertama ialah surat keluar melalui saluran dalaman. Sebagai contoh pertama, katakan Lasimbang ialah pelajar sebuah Institut Pendidikan Guru (IPG) A. Apabila Lasimbang menulis surat kepada pihak luar, surat itu mesti melalui tutornya dan Pengarah IPG A. Sebagai contoh kedua, katakan Cikgu Jumain ialah guru sebuah sekolah rendah. Apabila Cikgu Jumain menulis surat kepada Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP), suratnya itu perlu melalui Guru Besar (GB) sekolahnya dan Pegawai Pelajaran Daerah (PPD).

Surat balasan juga perlu melalui saluran yang sudah dilalui. Apabila pihak luar membalas surat Lasimbang, surat itu perlu melalui tutornya dan Pengarah IPG A. Begitulah juga, halnya apabila DBP menjawab surat Cikgu Jumain. Surat itu perlu melalui PPD dan GB yang berkernaan.

Yang kedua ialah surat keluar melalui ketua institusi penerima yang tidak memerlukan jawapan. Misalan pertama, Pengarah BPG menghantar surat lantikan untuk menganggotai satu jawatankuasa kepada pensyarah IPG. Misalan yang lain, Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP) menghantar surat pengesahan lantikan kepada seorang guru sekolah rendah melalui GB sekolah itu dengan salinan kepada beberapa pihak seperti Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan, JPN dan PPD.

Surat melalui mempunyai susunan yang tersendiri. Penulis perlu menulis nama dan alamat saluran selepas nama dan alamat penerima. Penulis perlu menulis perkataan “melalui” sebelum nama dan alamat itu. Jikalau saluran itu lebih daripada satu, penulis hendaklah menyenaraikan semua saluran yang dilalui.

Ada dua cara menyusun senarai laluan. Yang pertama ialah berdasarkan hierarki pangkat seperti contoh 1. Yang kedua ialah berdasarkan susunan penerima seperti contoh 2. Contoh 1 menunjukkan nama dan alamat pengarah diletakkan selepas nama penerima. Alasannya, jawatan Pengarah IPG A lebih tinggi daripada jawatan Ketua Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP). Contoh 2 menunjukkan nama dan alamat Ketua Penasihat JPP diletakkan selepas nama penerima atas alasan surat itu disalurkan dahulu kepada Ketua Penasihat JPP sebelum diserahkan kepada Pengarah PIG A untuk dikirimkan kepada penerima.
Kedua-dua cara ini mempunyai alasan yang tersendiri. Hal ini hanyalah soal gaya. Walau bagaimanapun, jikalau pihak IPG sudah menetapkan mana-mana gaya, penulis surat rasmi hendaklah mematuhi pilihan institut masing-masing.

Beberapa Isu dalam Pengurusan Surat Rasmi 1

2009-08-17T17:14:43+08:00

Oleh Mohd Isa bin Abd Razak

Esei ini ditulis pada tahun 2004 dan dikemas kini pada tahun 2007 dan 2008. Esei ini masih bermanfaat untuk penulis dan pengurus surat rasmi. Jikalau ada perkembangan terkini atau keperluan khusus sesuatu organisasi, silalah kongsikan perkara itu dalam ruangan ulasan.

1. Pendahuluan

Surat rasmi ialah surat yang ditulis untuk urusan rasmi seperti urusan pejabat kerajaan, badan berkanun, syarikat perniagaan, institusi pengajian tinggi dan pertubuhan berdaftar. Surat rasmi ditaip dengan rapi di atas kertas yang bermutu. Organisasi yang besar menggunakan kertas khas yang dicetak dengan kepala surat. Dalam zaman teknologi maklumat dan komunikasi ini, surat rasmi diproses dengan menggunakan perisian komputer.

Kertas ini membincangkan kuasa untuk menandatangani surat, kandungan maklumat, prosedur pengurusan dan format surat rasmi. Kertas ini ditujukan kepada kumpulan sasar yang sudah menguasai penulisan surat rasmi. Oleh itu, contoh terperinci tidak disertakan. Diharap kertas ini dapat membantu pengguna bahasa Melayu, khususnya pendidik, untuk meningkatkan mutu pengurusan surat rasmi

2. Kuasa untuk Menandatangani Surat Rasmi

Hanya orang yang mendapat kuasa sahaja boleh menandatangani surat rasmi kerajaan. Orang yang memiliki kuasa itu ialah ketua sesuatu kementerian, bahagian, jabatan dan sebagainya. Misalnya, orang yang memiliki kuasa untuk menandatangani surat rasmi di Bahagian Pendidikan Guru (BPG) ialah Pengarah BPG. Di institut perguruan, kuasa itu menjadi milik pengarah institut yang berkenaan. Di jabatan pelajaran negeri (JPN), pengarah jabatan pelajaran negeri memiliki kuasa itu. Di peringkat daerah, kuasa itu dimiliki oleh pegawai pendidikan daerah. Seterusnya, di sekolah, pemilik kuasa itu ialah guru besar atau pengetua.

Seorang atau beberapa orang pegawai kanan dalam sesebuah organisasi kerajaan boleh menandatangani surat rasmi. Hal ini bergantung pada besar atau kecilnya sesuatu organisasi itu. Hal ini bergantung juga pada budi bicara ketua organisasi itu sendiri.

Antara contoh pegawai kanan dalam organisasi kerajaan ialah timbalan pengarah di BPG dan di JPN, ketua sektor di JPN dan penolong kanan di sekolah. Pegawai kanan ini mendapat kebenaran untuk menandatangani surat rasmi kerajaan yang berkaitan dengan bidang tugas mereka sahaja. Mereka menandatangani surat rasmi bagi pihak (b.p.) ketua organisasi yang berkenaan.

Pegawai kanan sesebuah organisasi kerajaan berkuasa untuk menandatangani surat rasmi berdasarkan amalan sebelumnya. Namun, adakalanya penurunan kuasa itu tidak jelas. Demi mengelakkan berlakunya pertikaian, penurunan kuasa itu perlu dilakukan secara bertulis. Setidak-tidaknya, penurunan kuasa itu tercatat dalam senarai tugas atau minit mesyuarat.

Saya pernah menerima beberapa banyak surat yang melanggar kuasa untuk menandatangani surat rasmi. Antaranya termasuklah surat untuk memohon sesuatu atau untuk mendapatkan kerjasama daripada jabatan yang saya ketuai. Orang yang menandatangani surat itu ialah guru biasa di sekolah. Saya berharap penjelasan tentang kuasa menandatangani surat ini dapat membantu mereka membaiki diri.

Wajar juga kita ketahui bahawa kuasa untuk menandatangani memo dalaman lebih terbuka. Ketua bahagian, jabatan/unit atau pegawai tertentu boleh menandatangani memo dalaman. Yang penting, edaran memo itu hendaklah dalam lingkungan bahagian, jabatan/unit atau pegawai itu. Seperkara lagi, kandungan memo dalaman itu hendaklah berupa hal biasa. Contohnya, makluman tentang pergerakan pegawai, laporan tentang sesuatu aktiviti dan sebagai lampiran sesuatu edaran.

Pegawai yang menjalankan tugas ketua organisasi berkuasa menandatangani surat rasmi bagi pihak ketuanya. Kuasa itu terhad pada rutin harian. Kuasa itu tidak meliputi projek khas, urusan kewangan dan hal yang berkaitan perundang-undangan. Pegawai itu hendaklah menggunakan singkatan b.p. (bagi pihak) selepas namanya. Pertubuhan pelajar juga boleh memanfaatkan peraturan ini. Contohnya adalah seperti yang di bawah.

(MOHD ISA BIN ABD RAZAK)
b.p. Pengarah,
Institut Pendidikan Guru Kampus A.

(SYARIFAH NORMAH BINTI SYED JAMAL)
b.p. Presiden,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar,
Institut Pendidikan Guru Kampus A.

Wajar ditegaskan bahawa pegawai yang mendapat kuasa secara rasmi sahaja boleh menggunakan singkatan b.p. Pegawai kerajaan, termasuk guru, perlu memberikan perhatian yang serius tentang perkara ini. Hal ini dikatakan demikian kerana ada individu menggunakan singkatan ini secara sembarangan. Penjelasan ini diharap dapat membantu mereka membaiki diri sendiri.

Seperkara lagi, tandatangan pada surat rasmi hendaklah diikuti oleh nama orang yang menandatangani surat itu dan jawatannya. Nama tanpa jawatan atau jawatan tanpa nama memungkinkan surat itu tidak sah. Misalnya, surat hukuman tatatertib hendaklah ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa oleh undang-undang dengan nama dan jawatan sebagaimana yang digazetkan. Janganlah sekali-kali menandatangani surat yang tertulis nama atau jawatan orang lain.